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新的一年在工作上新增了任務,需要經常透過郵件聯繫和開啟對話,加上我為斜槓地圖部落格也登記了郵箱(對了,歡迎來信!),因此我希望認真的學習怎麼用好Gmail,讓我管理Gmail信箱的流程更加有效率,不漏掉任何工作任務之餘,也令我的Gmail信箱更有條理。
這篇文章會介紹如何透過Gmail標籤及多個收件匣進行Gmail整理,讓你一鍵清空Gmail郵件,運用Gmail標籤建立收件匣,為郵件進行分類和「待辦清單」,介紹Gmail快捷鍵等Gmail管理技巧,讓你在使用Gmail信箱時更有效率,減低漏掉工作任務和回覆電子郵件的機會。
讀完這篇文章後,你的Gmail收件匣會從這樣:
變成這樣:
那麼就讓我們開始吧!
第一步:建立Gmail標籤
要新增Gmail標籤,點擊左方側邊欄中標籤旁邊的加號,輸入標籤的名稱,我建議使用將會針對郵件進行的動作為標籤的命名(比如:待跟進,參考資料等)。在這裡我新增了一個叫「follow up」和「ref」的標籤作示範。
完成後我們還可以點擊標籤旁的三點圖示,為標籤加上不同的顏色。
第二步:更改Gmail信箱布局(多重收件匣)
接下來點擊在Gmail右上角的齒輪圖示,下滑到「收件匣類型」,然後選擇多個收件匣,接著再點擊下方的「自訂」鍵。
點擊「自訂」鍵後,Gmail會帶我們到收件匣設定。在分類夾1的搜尋查詢欄位填上”is:follow-up”(請根據你的建立的標籤名稱填寫,如果你的建立的標籤中間是有空格的話,請加上”-“短橫線符號代替空格鍵),然後在分類夾名稱填上標籤名稱,在分類夾2的欄位重覆以上步驟,為「ref」標籤填上相應的資料。
接下來是選擇多重收件匣的位置,我自己比較喜歡在收件匣的右側,你可以根據你自己的習慣變更布局。最後下滑並點擊儲存變更。
回到Gmail的主頁,就可以看到在收件匣的右側多了一欄目,分別是「Follow up」和「Ref」收件匣了。
這時候你可以會覺得奇怪,怎麼這兩個收件箱都沒有郵件?這是因為我們還沒為郵件新增標籤。
第三步:為Gmail郵件新增標籤
要為郵件新增標籤,首先點擊郵件,然後選擇想加入的標籤。比如這封郵件是提醒我斜槓地圖的網站主題有更新版本可以使用,我就加入「follow up」的標籤提醒自己有空的時候處理。
回到Gmail的收件匣,就可以在Follow up收件匣中看到我剛剛加入標籤的郵件了。這個Follow up的收件匣變成了我Gmail中的「待辦清單」,讓我知道有什麼事項需要跟進並且能快速的找到相應的郵件,省下在收件匣中不停搜索的時間。
到了現在大致上搞定了收件和處理郵件的流程了,接下來進一步優化Gmail的使用體驗和流程。
第四步:更改Gmail設定
開啟Gmail快捷鍵
要進入Gmail的設定,同樣的點擊右上方的齒輪圖示,接著點擊查看所有設定。
在一般設定中,在鍵盤快速鍵項目選擇「開啟鍵盤快速鍵」。
開啟自動推進功能
接下來點擊進階,進入進階設定。在自動推進的項目選擇「啟用」,然後儲存變更。
儲存變更後,再一次進入一般設定,在自動推進的項目選擇「前往下一個(較新的)會話群組」並儲存。
第五步:封存Gmail郵件
最後來到了令人恐懼又興奮的一步了,點擊在收件匣上方的選取框全選全部郵件,再點擊「選取收件匣中全部會話群組」,然後點擊封存圖示……登登~一鍵清空收件匣了!
別擔心,封存郵件並不代表著刪除郵件,我們還是可以在「所有郵件」中找到已封存的郵件。
Gmail Bonus Tips
為了感謝你讀到這裡,再送你兩個Gmail的小貼士。
Gmail快捷鍵
還記得在第四步的時候我們設定了開啟快速鍵和自動推進的功能嗎?在閱讀郵件時,按下「E」可以直接封存郵件並跳到下一個更新的郵件,按下快捷鍵「L」可以直接跳到新增標籤的位置,而按下「R」鍵可以直接回覆郵件。
如果你有興趣了解更多關於Gmail的快捷鍵,可以參考Gmail的官方說明。
更改Gmail主題
如果你跟我一樣有多於一個Gmail信箱的話,可以透過更改Gmail主題區分它們(也可以換換心情)。要更改主題,點擊齒輪設定圖示,在主題的項目點擊查看全部,根據自己的喜歡選擇喜歡的主題並儲存。
結語
經過這些優化,令我在使用Gmail回覆郵件和追縱工作任務時更有效率,希望這篇文章可以幫助到有相同需求的你。期待未來更深入研究更多Gmail的使用技巧再來跟你分享。如果你有讀電子報的習慣的話,你或許會對這篇文章感興趣:從生活著手閱讀英文文章 – 5個免費英文電子報推薦